事務用品管理制度

第一章事務用品の購入細則第一条原則は統一的に数量を制限するために、用品の規格と経費を抑制し、すべての事務用品の購入は事務用品管理者が統一的に責任を負うべきである。

_第二条事務用品の注文_は事務用品の在庫量及び消耗水準に基づき、事務用品管理者に連絡し、注文数量を確定する。

もしオフィス印刷の製品がフォーマットを調整する必要があるならば、あるいは将来ある種類の事務用品の必要量は変化が発生して、同じく一緒に管理人に提出します。

_印刷製品のフォーマットを調整するには、使用部門が文書形式で正式申請を提出しなければならない。行政主管の審査を通じて大体の規格、紙の材質と数量を確定し、専門店で購入し、価格が適当で、フォーマットが近い印刷製品を買う。

_第三条購入方法_はオフィス用品の在庫が少ない或いは関連部門に特殊な需要がある場合、コストの最小原則によって、直接に店に行って購入または注文する方式を選ぶ。

_第四条注文書は各部門が申請する事務用品に注文する事務用品が含まれている場合、申請部門は別途注文書を記入し、行政部門の確認を経て直接に関連店に注文しなければなりません。

_行政部門は注文書に基づいて、「注文進捗コントロールカード」を記入しなければならない。カードには注文日、注文数量、単価、どの店に注文するかなどを明記しなければならない。

_第五条追跡_注文書と注文進捗制御カードに従って注文した事務用品を検査し、予定日に届けますか？

_第六条の検品が届いたら、送り状によって検収を行い、品種、規格、数量と品質を確認し、問題がないことを確認した後、送り状に捺印して受け取ります。

そして、注文進捗コントロールカードに登録し、入荷日、数量などを明記します。

_第七条支払い_オフィス用品を受け取った後、注文書と注文進捗コントロールカードを照合して、伝票を作成し、主管署名捺印して登録し、財務部に渡して支払いまたは決算を担当します。

_第八条配付_事務用品は原則として会社が統一的に購入し、各部門に配布する。

特殊な事情があれば、各部門は「事務用品購入申請書」を提出した上で購入することができます。

この場合、行政部門は審査を行い、審査結果を申請書と一緒に監督部門に交付して保存し、今後の使用状況報告書の審査と検査根拠とする。

_第二章事務用品の申請、配付及び廃棄処理第九条申請方法_各部門の申請書は一式二部でなければならない。一つは事務用品の配付に用いる。もう一つは配付用用品台帳に登録する。

申込書には必要なもの、数量、単価の金額を明記します。

各部門の申請書（二部）を受け取った後、関係者は照合を行い、申請受付帳に登録をして、申請日、申請部門、用品の規格と名称と数量を記入して、もう一つの用品を記入して伝票を送ります。

_2.送付者は確認後、申請所の必要なすべての用品を揃えて、各部門に配布します。

_3.用品は配付後に登録し、配付日、品名、数量などを明記する。

一つの申請書は用品と一緒に通知書を出して、行政部に記帳して保存します。もう一つは用品として通知して、配付品と一緒に各部門に戻ります。

_第十一条廃棄処分_は廃棄を決定する事務用品に対して、登録を上手にして、廃棄処分帳に用品名、価格、数量及び廃棄処分に関するその他の関連事項を記入します。

_第三章事務用品の保管_第十二条記入リスト_すべての入庫事務用品は、入庫明細書をいちいち記入しなければなりません。

_第十三条保管_は事務用品の在庫状況をよく把握し、常に整理して掃除し、必要な時は虫よけなどの保全措置を実行しなければならない。

_第十四条棚卸しを定期的に点検しなければならない。

点検の仕事は管理室の主任が担当します。

点検は帳簿が一致するように要求します。もし一致しないなら、原因を調べて、リストを調整して、両者を一致させます。

_第十五条印刷品と紙管理_印刷品と各種用紙の管理は棚卸のリストに準じて、襟用の数量を随時記録し、加減し、残量を算出する。

消耗品がなくなったら、すぐに報告書を書いて行政主管に提出します。

_第十六条保有量調査_は本社の各部門が保有する事務用低額消耗品に対して、主に各種の用紙と印刷製品について調査を行わなければならない。

調査方式は、毎月の使用量、使用量、残量（未使用量）を定期的に集計し、報告しています。

行政部は報告書を照合し、各部門が報告した統計データが倉庫の各部門の受取台帳の記録と一致しているかどうかを確認する。

最後にレポートを部門別に編集保存します。

_第四章オフィス用品の使用に対する監督と調査第十七条調査内容_は会社の各部門に調査を行い、調査内容は以下の通りである。

_2.用品申請書と実際の使用状況を確認する。

_3.検査用品受領リストと実際用品リスト。

第十八条行政主管職責_1.収支伝票と用品現物リストを照合する。

_2.伝票と配送伝票を確認する。