Diffusion De Connaissances: Un Programme De Traitement De Documents

Processus général

Première phase: réception et distribution des documents

1) signature.

Il s' agit de l 'accusé de réception, de l' inventaire, de la vérification, de l 'inspection, de la délivrance des notes et de la réception de la correspondance par l' expéditeur, l 'Administration postale, l' unité de communications mobiles, le Centre d 'échange de documents, ou par l' intermédiaire du matériel de communication autonome.

2) Enregistrement des reçus extérieurs.

Une fois la réception terminée, l 'expéditeur extérieur rend compte brièvement de la réception.

3) ouverture.

Une fois l 'enregistrement de la réception et de l' expédition effectué, la correspondance est envoyée à l 'unité (ou à une personne) de réception et d' expédition interne de l 'autorité, unifiée ou séparée, qui l' a reçue et l 'a envoyée à l' autorité compétente.

4) Enregistrement interne de la réception.

Il s' agit d 'une description plus détaillée de la réception et de l' envoi par l 'expéditeur interne.

5) Division.

À l 'issue du tri des reçus, la correspondance est communiquée aux responsables et au personnel des départements concernés, en fonction de l' importance de la correspondance, de la répartition des tâches entre les départements et des règles de procédure pertinentes.

6) Recueil.

Les principales activités de traitement des documents essentiels qui sont partiellement préparés par les gestionnaires de documents consistent essentiellement à rédiger des résumés, des résumés, des synthèses et à rassembler des données sur ces documents.

Deuxième phase: réception

1) À faire.

Par le chef de service ou des membres du personnel grâce à une analyse minutieuse de lecture de documents, de formuler des avis de disposition des recommandations, pour décider des dirigeants de l'audit.

(2) le lot de faire.

C'est - à - dire les organes dirigeants ou chefs de département sur les documents officiels de disposition de proposer des avis.

(3) L'engagement.

Le problème, c'est - à - dire des affaires et du personnel concerné par lot de faire des commentaires spécifiques visant l'élimination de documents officiels.

(4) note.

C'est - à - dire les documents les mentions pour Protocole d'origine inconnue.

Phase III: Organisation de la communication et du Bureau de liaison

1) Organisation de la diffusion.

Il s' agit de faire en sorte que la correspondance soit effectivement communiquée et lue entre les fonctionnaires qui doivent avoir accès à plusieurs départements ou à plusieurs fonctionnaires en un seul document ou en un nombre limité d 'exemplaires.

(2) des rappels.

Par le traitement de documents des institutions de gestion selon les délais et autres exigences pertinentes sur les documents officiels pour toute demande de vérifier le processus de mise en œuvre.

(3) pour enquête.

Le travail de vérification par le traitement de documents avec des organes de gestion ou d'autres organisations spécialisées de documents importants de l'exécution réelle.

4. La quatrième étape: faire bi de traitement de documents

Comprend: d'archivage, de retour, de stockage temporaire et de destruction, et ainsi de suite.